سالیان متمادی برنامه های کاربردی مورد استفاده در سیستمهای اطلاعاتی بصورت مجزا ((functional ارائه میشد و هیچ ارتباطی با یکدیگر نداشتند. چنین نرم افزارهایی مورد توجه و علاقه شرکتهای کوچک بود و براحتی نیازهای خود را توسط این برنامه های کاربردی (application) برآورده میکردند. اما پس از مدتی با گذشت زمان و با شروع فرایند مهندسی مجدد فرایندهای تجاری در سازمانها، نیاز به انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی احساس شد و تولید سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه که بتواند نرم افزارهای حوزه های مختلف از جمله حسابداری، تولید، فروش، انبار و... را بصورت منسجم و همراه هم بکار گیرد آغاز گردید. برای تولید چنین نرم افزاریهایی، ارائه رویکرد های جدیدی از جمله معماری مبتنی بر client /server و همینطور نرم افزارهای یکپارچه ضروری بنظر میرسید. در سال 1992ساختار یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه توسط YakhouوRahali توسعه یافت. در این ساختار، به اشتراک گذاری داده ها بین کاربران این امکان را ایجاد میکرد تا به سادگی و بسرعت داده های مورد نیاز واحدهای دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخشهای دیگر نیز قادر بودند بصورت یک سیستم جامع و یکپارچه با یکدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یک سیستم واحد استخراج نمایند.
ERP چیست ؟
ERP(Enterprise Resource Planning ) سیستمی جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود دریک سازمان با استفاده ازیک سیستم کامپیوتری واحد را دارد که بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد. این کار با استفاده از یک نرم افزار کامپیوتری انجام میشود که بوسیله یک دیتابیس واحد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یکدیگر برقرار میسازد. این نرم افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشکیل شده است که هر یک بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکتهای خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیازو یا همه آنها را نصب و بکارگیرند. بعنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژولهای منابع انسانی (HR) و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد.
ERP چگونه قادر است عملکرد تجاری یک شرکت را بهبود بخشد ؟
بطور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری وارد سیستمERP میگردد، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش، در آن موجود میباشد. اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده، اعتبار کافی نزد شرکت را دارد یا خیر، از ماژول مالی بدست میآید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش، از ماژول انبار استخراج میگردد.
با بکارگیری این سیستم، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینکه "آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟"، "آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟" و سئولاتی از این قبیل، کاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی کل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود. بعلاوه سایر کاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند. بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی، از دست بدهد.
یک پروژه ERP چه مدت بطول میانجامد ؟
در شرکتهای کوچک و آنهایی که فقط بخشی از ماژولهای ERPرا خریداری و راه اندازی میکنند، این پروژه ممکن است حدود شش ماه یا کمتر بطول انجامد ولی برای شرکتهای بزرگتر و آنهایی که تمایل دارند این پروژه را بطور کاملتر به اجرا گذارند، به این دلیل که نیاز به تغییر در بخشهای مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاریERP وجود دارد، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یک تا سه سال بطول میانجامد.
بکارگیریERP برای یک کسب و کار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟
بطور کلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شرکتها را میتوان بصورت زیر بر شمرد :
الف ) یکپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش، تولید و... گزارشهای ضدونقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد.
ب) یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان : ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند.
ج) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.
د) کاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت میگردد وهمین امرموجب کاهش موجودی کالای ساخته شده در انبارها میشود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نیز فراهم میسازد.
ه) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری
شامل 45 صفحه فایل word
دانلود مقاله ERP